Come usare Google Drive per la tua attività

Nell’ultimo articolo dal blog nel 2017, dopo averti fatto un pippone infinito su bilanci ed obiettivi, ho accennato all’importanza degli strumenti che utilizziamo ogni giorno per costruire e raggiungere tali obiettivi. Nel blog di Organizzare Italia, la settimana scorsa, ho parlato del primo di essi, l’agenda. Oggi invece ti voglio parlare di uno strumento che io considero altrettanto importante per il mio lavoro -direi che per me ha raggiunto lo status di fondamentale- e che sto utilizzando anche adesso per scrivere questo articolo.

Si tratta di Google Drive. Lo conosci? E’ stato creato da Google nel 2012 e si tratta, tecnicamente, di un servizio cloud per lo storage, ovvero, traducendo, di un servizio che permette di memorizzare e conservare file sulla rete internet, invece che sul nostro computer. Non solo, ma questi file si possono anche condividere con altre persone. L’unico requisito che devi avere per lavorare su Google Drive è di possedere un account Google, ovvero di essere iscritti a uno dei loro servizi: nella fattispecie ti basta avere un indirizzo di posta elettronica Gmail. Ma vediamo quali sono i vantaggi nell’usare Google Drive.

VANTAGGI:
1)  teoricamente potresti conservare tutti i file su Drive, evitando di dover fare il salvataggio dei dati mentre ci lavori (lo fa in automatico) e di occupare memoria sul tuo computer;
2)  puoi condividere i file con altre persone in tempo reale e con le modalità che decidi: se la persona con cui li vuoi condividere il file ha un account google, cliccando sul file con il tasto destro del mouse, puoi scegliere se concedere a questa persona la facoltà di visualizzare solamente, di commentare o di modificare il file. Se invece la persona non ha un account google, puoi ottenere un link condivisibile per visualizzare il file;
3)  puoi accedere ai tuoi file da qualunque computer e dispositivo collegato alla rete internet: hai 5 minuti mentre aspetti dal medico e vuoi rivedere la presentazione? Apri l’app di Drive e hai tutti i tuoi file. Il tuo computer è rotto e hai bisogno di avere un file? Apri il tuo account Drive da il dispositivo di un amico e hai tutti i tuoi file pronti. Insomma, non perdi mai nulla;
4) è gratuito, almeno fino a 15 gb di spazio; esistono poi dei pacchetti per chi ha necessità di avere delle estensioni;
5) grazie ai suoi strumenti di editing (ovvero di redazione), quali Google fogli, Presentazioni e Documenti, puoi creare i tuoi file direttamente su Drive, senza per forza dover avere per forza la licenza del pacchetto Office. Molti hanno definito per questo motivo Drive come l’anti-Office: non serve più avere il file memorizzato per poterlo modificare;
6) è collegato a tutti gli altri servizi di Google, come Gmail; questo significa che quando stati per inviare un’e-mail con Gmail, ad esempio, puoi allegare un file scegliendolo direttamente da Drive. E’ anche integrato ai sistemi Android e iOS, quindi perfettamente utilizzabile anche dallo smartphone.

Google Drive diventa quindi una sorta di tuo archivio e ufficio online. Ovviamente qualche svantaggio ce l’ha. Vediamo quali sono i principali, a mio modo di vedere:

1) dipendi dalla rete internet: se per qualche motivo la rete salta, o non hai campo, i tuoi file sono irraggiungibili. Per evitare questo io scarico una copia dei file sui quali sto lavorando al momento, in modo da averli disponibili anche in caso di isolamento totale;
2) qualcuno paventa anche il fatto che, se i server Google saltassero, si potrebbero perdere tutti i file, ma ormai il sistema di back-up di Google è così elaborato e multisito che è praticamente impossibile che questo ipotetico disastro accada;
3) per chi è sensibile a certi temi, utilizzando Google Drive ovviamente ci rendiamo sempre più dipendenti dall’impero Google, costruito su informazioni che noi forniamo volontariamente e oggi più che mai al centro di fortissime critiche da parte di coloro che accusano il colosso di collusioni di tipo economico-politiche. Non è ciò di cui mi occupo ed esula dalla validità “organizzativa” dei suoi strumenti, ma ritengo sia giusto accennare anche a questi risvolti di tipo etico.

E tu usi Google Drive? Ci sono altre funzioni che usi e per le quali pensi che sia un ottimo alleato nella tua vita lavorativa?