Il metodo GTD e come può esserti utile... non solo nel lavoro!

Quando si parla del metodo GTD di Dave Allen, cioè Getting Things Done, che in italiano suona più o meno come Fare in modo che le cose vengano fatte, molti pensando si riferisca solo alla gestione dei compiti lavorativi. Forse perché è adottato e consigliato da molti manager e dirigenti, o forse a causa del suo approccio dal rigore estremo.
No, no e poi no!
Il metodo GTD è utilissimo anche nella vita privata. Almeno tanto quanto nel lavoro. D’altronde è lo stesso Allen che lo dice e lo ripete più volte nel suo libro.

MA COS’E’ IL GTD
Non mi dilungo molto a spiegarlo: online trovate fior fiore di risorse, articoli e post che lo spiegano diffusamente. Sostanzialmente si tratta di un modo per implementare la produttività personale, basandosi sul fatto che la nostra mente è fatta per ideare, non per ricordare.
Che non è quindi uno strumento affidabile di archiviazione. Di conseguenza, tutte le cose che dobbiamo ricordarci di fare vanno scritte, ed entrano così in un contenitore che raccoglie tutti gli input che riceviamo dall’esterno e che dobbiamo decidere se processare (farci qualcosa) o archiviare. In questo modo, il nostro cervellino non annasperà più nel tentativo di ricordarci le miriadi di compiti che dobbiamo portare a termine ogni giorno, ma sarà libero di ideare e creare soluzioni ai nostri problemi.

BELLO, BELLISSIMO, MA COME LO METTIAMO IN PRATICA?
Per gestire il metodo GTD Allen propone un sistema, riassunto bene nello schemino qua sotto, che permette di monitorare e far progredire tutti gli input; è per questo che è un metodo dal rigore estremo: se togliamo una pietra, cade tutto il castello. Non è un sistema adatto a tutti insomma.
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Alcuni strumenti, però, sono validi a prescindere da tutto il sistema, e risultano utilissimi per la gestione della nostra vita anche se non riusciamo ad applicare tutto il GTD. Vediamo quali.

UN UNICO PUNTO DI RACCOLTA
Il cappotto che devi portare in lavanderia, il tagliando dell’auto, le pile da cambiare al fanale della bici, quel lavoro di bricolage da fare in casa… Come fai a ricordarti tutto? Scrivendo, appunto. Ma scrivendo tutto in un unico grande punto di raccolta. Perché? Perché così sai che è tutto lì, nulla ti scapperà. Questo vale:
-sia per gli oggetti; dovresti avere una sorta di cassetta di raccolto per tutto ciò che è da riparare/recapitare/archiviare o che ti servirà a breve.
-sia per le attività; l’ideale è creare una sorta di centrale di controllo casalinga. Te la ricordi? Te ne ho parlato qui. 
In alternativa, puoi avere un punto di raccolta attività digitale; keep e evernote sono applicazioni perfette allo scopo.
Mi raccomando, entrambi i tipi di punti di raccolta vanno svuotati periodicamente. E, come consiglia Allen, una volta che prendi in mano un oggetto per processarlo o un’attività per farla o programmarla, non va mai rimessa nel punto di raccolta.

LE LISTE DI ATTIVITA’
Allen consiglia anche di creare delle liste di cose da fare in particolari situazioni: mentre si viaggia in treno o in aereo, mentre si è in attesa di qualcuno, ecc.
Analogamente, per la gestione della vita domestica puoi stilare delle liste di  cose da fare:
- in un momento preciso della giornata;
- quando è a casa un membro della famiglia;
- in una giornata di pioggia;
- quando hai due minuti (vedi punto sotto).

LA REGOLA DEI DUE MINUTI
Questa regolina è la mia preferita del GTD, perché è molto pratica e semplice. Se dal punto di raccolta salta fuori un’attività che ti prenderà meno di due minuti per essere compiuta e archiviata, non programmarla in agenda, ma falla subito. Il beneficio sarà un immediato alleggerimento, sia fisico (il punto di raccolta più sgombro), che mentale.
Puoi applicarla in ogni situazione: stai per uscire ma sei in anticipo di due minuti? Guardi nel punto di raccolta e… zac! Il tempo perfetto per dare l’acqua alle piante. Hai la pasta sul fuoco e mancano 4 minuti? Invece di guardare la tv, un’occhiata al punto di raccolta e...zac! Il tempo perfetto per cambiare quella lampadina che si è bruciata.

Insomma, il GTD è davvero un ottimo metodo per gestire le attività domestiche. Tu lo usi? Come ti trovi? Scrivimelo nei commenti!

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